Cabe à Entidade Gestora no exercício das suas funções representar os OIAs sob gestão e exercer os direitos de voto inerentes aos instrumentos financeiros detidos pelos mesmos.
A Entidade Gestora deve exercer os direitos de voto pautada sempre em princípios de transparência, ética e lealdade e respeitando a segregação de atividades imposta pela legislação vigente.
Em situações de conflitos de interesses, assim consideradas, para estes efeitos, aquelas que podem, de alguma forma, influenciar na tomada de decisão pela Entidade Gestora quanto ao voto a ser proferido, desviando o seu sentido dos objetivos e da política de investimento dos OIAs sob gestão em causa, devem ser adotados os seguintes procedimentos:
a) O Conselho de Administração, em coordenação com o Subdepartamento de Gestão de Riscos, deve analisar e avaliar todos os aspetos relevantes e emitir parecer conclusivo sobre a situação, devendo, nesse aspeto, observar as seguintes disposições:
caso caracterizado o conflito de interesses, a Entidade Gestora deve adotar procedimentos internos para a solução do conflito em tempo útil para sua participação na assembleia; ou
não sendo possível a adoção de procedimentos em tempo útil, a Entidade Gestora, na qualidade de gestora, deve deixar de exercer o direito de voto, mantendo-se disponível para justificar a adoção destas medidas a qualquer um dos participantes/acionistas que assim o solicite;
b) A Entidade Gestora pode exercer o direito de voto em situação de potencial conflito de interesses, desde que dado o devido conhecimento aos participantes/acionistas do OIA sob gestão do teor do voto a ser proferido com antecedência mínima de 3 dias da data da assembleia; e
c) Se a Entidade Gestora, na qualidade de gestora, entender que o seu julgamento a respeito das matérias a serem votadas possa ser afetado por possível conflito de interesses, pode reservar-se ao direito de não votar.
Em situações de potencial conflito de interesses, salvo em caso de obrigatoriedade legal ou regulamentar e/ou de possível prejuízo ao(s) OIA(s) ou participante(s)/acionista(s), o Conselho de Administração poderá decidir pela abstenção.
Sempre que solicitada pelos participantes/acionistas dos OIAs sob a sua gestão, a Entidade Gestora deverá prestar informações pormenorizadas, por escrito e de forma gratuita, sobre as medidas e o sentido de voto adotados, fundamentando devidamente a posição tomada.