Política de Comunicação de Irregularidades

1.1.        Introdução

A Entidade Gestora pugna por uma cultura organizacional de transparência, assente nos mais elevados padrões éticos de conduta, criando, para o efeito, um canal de denúncia interna (“Canal de Denúncia Interna”) que, garantindo o anonimato e a confidencialidade da comunicação, permite a denúncia, por todos os trabalhadores, membros de órgãos sociais e prestadores de serviços, das Irregularidades e Infrações que sejam do conhecimento destes.

Através da presente Política, a Entidade Gestora pretende reforçar o papel que os seus colaboradores e stakeholders têm em assegurar a integridade e legalidade de todos os seus procedimentos, implementando, para este fim, um Canal de Denúncia Interna, que será regido pelos princípios basilares da confidencialidade e da tolerância zero para qualquer ato de retaliação, bem como, por todas as disposições que se seguirão, garantias que se consideram essenciais para a proteção dos Denunciantes.

A presente Política tem como objeto a definição das regras e dos procedimentos internos de receção, processamento e tratamento de denúncias de Infrações e Irregularidades efetuadas no seio da Entidade Gestora, sendo elaborada de acordo com o estabelecido no Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações (a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro), lei que transpõe a Diretiva (UE) 2019/193 da União Europeia para o ordenamento jurídico português.

1.2.       Âmbito objetivo de aplicação

Para efeitos da presente Política são consideradas como:

(i)         Infrações, todos os atos ou omissão contrários às regras constantes dos atos da União Europeia referidos no anexo da Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, as normas nacionais que executem, transponham ou deem cumprimento a tais atos ou a quaisquer outras normas constantes de atos legislativos de execução ou transposição dos mesmos, incluindo as que prevejam crimes ou contraordenações, referentes aos domínios identificados no Anexo II à presente Política (“Infrações”);

(ii)        Irregularidades, todas as situações que, não cabendo na definição de Infrações, correspondam à prática ou tentativa de prática de eventuais violações à lei, a normas estatutárias, deontológicas ou de ética profissional, nomeadamente as constantes da Compilação, de regulamentos ou instruções internas da Entidade Gestora e incluindo práticas de Assédio (“Irregularidades”).

1.3.       Âmbito subjetivo de aplicação

A presente Política visa fornecer um canal apropriado, seguro e disponível a todas a todos os Denunciantes que, na sua interação e relação com a Entidade Gestora, pretendem transmitir informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, e que agem de boa-fé e têm sérias razões para acreditar que a informação é verdadeira no momento da denúncia.

Assim, os Denunciantes devem cumprir com as referidas Condições de Proteção, devendo abster-se de apresentar denúncias de má-fé ou relativas a factos ou informações que sabem não corresponder à verdade.

1.4.       Princípios

A Entidade Gestora orienta a sua política de apresentação de Denúncias Internas de acordo com os seguintes princípios, alinhados com a legislação aplicável e com as melhores práticas do mercado:

• Tratamento de dados pessoais: O objetivo do tratamento das informações comunicadas ao abrigo desta Política é a receção e seguimento das denúncias apresentadas no Canal de Denúncia Interna, não sendo conservados os dados pessoais que, manifestamente, não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, os quais serão imediatamente apagados.

É garantido aos titulares dos dados o direito à informação, nos termos legalmente previstos, nomeadamente em relação à entidade responsável pela receção e tratamento da denúncia, aos factos denunciados e à finalidade do tratamento das informações recebidas, bem como o direito de acesso e retificação dos seus dados pessoais. Ao abrigo das normas de proteção de dados e segurança da informação (Regulamento Geral de Proteção de Dados n.º 2016/679 e Lei n.º 58/2019), encontram-se estabelecidas medidas de segurança adequadas para proteger a informação e os dados contidos nas Denúncias Internas e nos registos correspondentes;

• Confidencialidade da Identidade do Denunciante e das Pessoas Visadas: A identidade do Denunciante e das Pessoas Visadas, bem como as informações que possam permitir a respetiva identificação, têm natureza confidencial e são de acesso restrito às pessoas responsáveis por receber e/ou dar seguimento às denúncias.

A obrigação de confidencialidade aplica-se a todas as pessoas que tenham recebido informações acerca das denúncias ou que de qualquer forma contactem com estas. A identidade do Denunciante e das Pessoas Visadas apenas podem ser divulgadas em decorrência de obrigação legal ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ao Denunciante e/ou às Pessoas Visadas com indicação dos motivos da divulgação, exceto se a prestação desta informação comprometer as investigações ou processos judiciais relacionados;

• Conservação: As denúncias apresentadas ao abrigo da Política são objeto de registo e conservação pelo período de 5 anos e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia apresentada;
• Precedência da Denúncia Interna: Tendo em conta a existência do Canal de Denúncia Interna regulado pela presente Política, em regra, o Denunciante não pode recorrer previamente a canais de Denúncia Externa, devendo dar prevalência à apresentação de Denúncias Internas, de forma a gozar da proteção conferida pela presente Política e pela legislação aplicável;
• Proibição de Divulgação: Em regra, o Denunciante não pode divulgar publicamente uma Infração nem uma Irregularidade, nem dar delas conhecimento a órgão de comunicação social ou a jornalista, não beneficiando, nessa circunstância, da proteção conferida pela Política, salvo nos casos legalmente previstos;
• Proibição de Retaliação por Denúncia de Infrações: Nos casos de denúncias de Infrações, o Denunciante, o Auxiliar do Denunciante e as pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo Denunciante, para as quais o Denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional, não podem ser sujeitos a Atos de Retaliação.

Os seguintes atos, quando praticados até dois anos após uma denúncia ou divulgação pública, presumem-se motivados por essa mesma denúncia, até prova em contrário:

(i)         Despedimento;

(ii)        Alteração das condições de trabalho, tais como funções, horário, local de trabalho ou retribuição, não promoção do trabalhador ou incumprimento de deveres laborais;

(iii)        Suspensão do contrato de trabalho;

(iv)       Avaliação negativa de desempenho ou referência negativa para fins de emprego;

(v)        Não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, sempre que o trabalhador tivesse expectativas legítimas nessa conversão;

(vi)       Não renovação de um contrato de trabalho a termo;

(vii)       Inclusão numa lista, com base em acordo à escala setorial, que possa levar à impossibilidade de, no futuro, o Denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa;

(viii)      Resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços.

Ademais, presume-se abusiva qualquer sanção disciplinar aplicada ao Denunciante e ao Auxiliar do Denunciante até dois anos após a apresentação de uma Denúncia Interna.

• Proibição de Retaliação por Denúncia de Irregularidades relacionadas com Assédio: Nos casos de denúncias por Irregularidades, o Denunciante e as testemunhas por si indicadas não podem ser sancionados disciplinarmente, a menos que atuem com dolo.
• Responsabilidade do Denunciante: O Denunciante não pode ser responsabilizado disciplinar, civil, contraordenacional ou criminalmente por denúncia ou divulgação pública de uma Infração feita de acordo com a Política. O Denunciante não pode ser responsabilizado pela obtenção ou pelo acesso às informações que motivem a denúncia ou a divulgação pública, exceto se a obtenção ou o acesso constituírem crime.

1.5.       Procedimento Aplicável às Denúncias Internas

A apresentação de Denúncias Internas através do canal implementado pela presente Política segue a seguinte tramitação e procedimento:

1. No prazo de 7 dias após a receção de uma denúncia no Canal de Denúncia Interna, o Responsável pelo Canal de Denúncia Interna notifica o Denunciante da respetiva receção com informação sobre os requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da Denúncia Externa;
2. No prazo máximo de 2 meses após a receção de uma denúncia no Canal de Denúncia Interna, deve ser produzido documento escrito com a análise efetuada à denúncia, a descrição dos atos internos realizados e as conclusões alcançadas, incluindo, se assim for entendido, a abertura de um inquérito interno ou a comunicação a autoridade competente para investigação da Infração;
3. No prazo máximo de 3 meses após a receção de uma denúncia no Canal de Denúncia Interna, o Responsável pelo Canal de Denúncia Interna informa o Denunciante do seguimento dado à denúncia e das ações e medidas implementadas para fazer face aos factos e informações nela relatados;
4. O Denunciante pode requerer que lhe seja comunicado o resultado da análise efetuada à denúncia no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão;
5. Caso seja aberto um inquérito interno, uma vez concluídos todos os procedimentos de investigação nele praticados, deverá ser elaborado um relatório, detalhando o caso relatado, as diligências efetuadas no âmbito da investigação, bem como as medidas adotadas para mitigar o risco identificado e prevenir a reincidência das Infrações relatadas;
6. O Responsável pelo Canal de Denúncia Interna pode ser auxiliado por pessoas internas ou externas pelo mesmo designado, ficando essas pessoas obrigadas ao dever de confidencialidade aplicável.

1.6.       Disposições Finais

A presente Política entra em vigor na data da sua aprovação pelo Conselho de Administração, sendo que qualquer alteração à presente Política deverá ser igualmente aprovada pelo Conselho de Administração.

A presente Política é objeto de divulgação aos colaboradores e aos stakeholders da Entidade Gestora, na intranet e no respetivo site na internet.

A legislação em vigor, nomeadamente o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações integra as lacunas relativas à interpretação ou às disposições da mesma.